6 Şubat 2025 tarihinde, Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK) resmi internet sitesinde yayınlanan Yurt Dışına Kişisel Veri Aktarımında Kullanılacak Standart Sözleşmelerde Dikkat Edilmesi Gereken Hususlara İlişkin Kamuoyu Duyurusu ile kamuoyuna yurt dışına kişisel veri aktarımında dikkat edilmesi gereken hususlara yer verilmiştir.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 9. maddesinde, kişisel verilerin yurt dışına aktarılmasında standart sözleşmelerin, veri sorumluları ve veri işleyenler için bir güvence yöntemi olarak kullanılabileceği belirtilmektedir.
Bu kapsamda, yurt dışına kişisel veri aktarımına ilişkin Kurum’a iletilen Standart Sözleşmelerin incelenmesi neticesinde tespit edilen ve dikkat edilmesi gereken hususlar 5 ana başlıkta özetlenebilir:
1-) Standart Sözleşmelerin İmzası:
Standart sözleşmenin, aktarımın taraflarınca veya tarafları temsile ve imzaya yetkili temsilcilerle imzalanması zorunludur. Tarafların birinin ya da her ikisinin geçerli imzasının bulunmaması halinde standart sözleşme geçerli olmayacaktır. İmzalayan kişilerin yetkili olduklarına dair belgeler, sözleşme ile Kurum’a sunulmalıdır.
Standart sözleşmelerin yabancı dilde akdedilmesi halinde hem veri aktarının hem de veri alıcısının Türkçe sözleşme metni üzerinde de imzalarının bulunması gerekmektedir. Standart sözleşmenin çift sütunlu olarak Türkçe ile diğer başka dilde düzenlenmiş olması halinde hem veri aktaranın hem de veri alıcının imzalarının Türkçe metnin yer aldığı sütunda mutlaka bulunması gerekmektedir.
2-) İmza Tarihi:
Standart sözleşmede, aktarım taraflarının imzaları daha ileri bir tarihte tamamlanmış olmasına rağmen sözleşmenin geçmişe dönük olarak yürürlüğe gireceğine dair ‘‘yürürlük tarihi:…’’ vb. ibarelere yer verilmemelidir.
3-) Sözleşme Maddelerinde Değişiklik Yapılmaması:
Aktarım taraflarının, kişisel veri aktarımı bağlamında uygun standart sözleşme tipini belirledikten sonra yalnızca seçimlik veya alternatif içerikli standart sözleşme maddeleri üzerinde değişiklik yapabilmeleri mümkündür. Standart sözleşme metinlerinin, Kurul tarafından ilân edildiği şekliyle kişisel verilerin yurt dışına aktarılması bakımından uygun güvenceleri sağlayacağının kabul edildiği dikkate alındığında, seçimlik veya alternatif içerikli maddeler dışında standart sözleşme metinleri üzerinde herhangi bir ekleme, çıkarma veya değişiklik yapılmamalıdır.
4-) Tevsik Edici Belgeler:
Kuruma sunulan tevsik edici belgelerde standart sözleşmeyi imzalayan kişilerin isimlerinin yer almaması halinde sözleşme yetkisiz kişiler tarafından imzalanmış olacağından standart sözleşme geçerli sayılmayacaktır. Standart sözleşme metnindeki taraf isimlerinde eksiklik olmaması ve sözleşme metninde yer alan taraf isimleri ile tevsik edici belgelerde yer alan taraf isimleri arasında farklılık olmaması gerekmektedir.
Kuruma yapılacak bildirimlerde yabancı ülke makamlarınca düzenlenmiş resmî belgelere de yer verilmesi mümkün olduğundan, yabancı ülkelerde düzenlenmiş resmî belgeler üzerindeki imzanın doğruluğunun, belgeyi imzalayan kişinin unvanının veya gerektiğinde bu belge üzerindeki mühür veya damganın aslı ile aynı olduğunun teyidi gerekebilecektir.
Normal şartlar altında, bu teyit işleminin ilgili ülkede görev yapan ülkemiz konsolosluk veya diplomasi memurları tarafından gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Ancak, ülkemizin de taraf olduğu Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi çerçevesinde bu Sözleşmeye taraf devletlerde düzenlenmiş resmî belgeler söz konusu tasdik işleminden bağışık tutulmuş olup; apostil şerhinin varlığı yeterli olacaktır. Hem Sözleşmeye taraf olmayan hem de herhangi bir muafiyetten yararlanmayan ülkeler bakımından ise ilgili ülke makamları tarafından tanzim edilen belgelerin tasdik işlemlerinin tamamlanarak Kuruma sunulması gerekmektedir.
5-) Bildirim:
Standart sözleşmenin, imzaların tamamlanmasından itibaren 5 (beş) iş günü içinde fiziki olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi ya da Standart Sözleşme Bildirim Modülü vasıtasıyla Kuruma bildirilmesi gerekmektedir. Bu kapsamda bildirim yükümlülüğünün süresinde yerine getirilip getirilmediğinin tespit edilebilmesi bakımından aktarım taraflarının her ikisinin de imza tarihlerini standart sözleşme metni üzerinde belirtmeleri gerekmektedir. Kuruma gönderilecek standart sözleşmelerde (özellikle KEP iletisi olarak gönderilmesi halinde) sözleşme metninin eklenmesinin unutulmaması veya gönderilen standart sözleşmenin sayfalarında eksiklik bulunmaması gerekmektedir.
Yurt Dışına Kişisel Veri Aktarımında Kullanılacak Standart Sözleşmelerde Dikkat Edilmesi Gereken Hususlara İlişkin Kamuoyu Duyurusu’na buradan ulaşabilirsiniz.
Kişisel Verileri Koruma Kurumu Tarafından Yurt Dışına Kişisel Veri Aktarımında Kullanılacak Standart Sözleşmelerde Dikkat Edilmesi Gereken Hususlara İlişkin Kamuoyu Duyurusu Yayımlandı
6 Şubat 2025 tarihinde, Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK) resmi internet sitesinde yayınlanan Yurt Dışına Kişisel Veri Aktarımında Kullanılacak Standart Sözleşmelerde Dikkat Edilmesi Gereken Hususlara İlişkin Kamuoyu Duyurusu ile kamuoyuna yurt dışına kişisel veri aktarımında dikkat edilmesi gereken hususlara yer verilmiştir.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 9. maddesinde, kişisel verilerin yurt dışına aktarılmasında standart sözleşmelerin, veri sorumluları ve veri işleyenler için bir güvence yöntemi olarak kullanılabileceği belirtilmektedir.
Bu kapsamda, yurt dışına kişisel veri aktarımına ilişkin Kurum’a iletilen Standart Sözleşmelerin incelenmesi neticesinde tespit edilen ve dikkat edilmesi gereken hususlar 5 ana başlıkta özetlenebilir:
1-) Standart Sözleşmelerin İmzası:
Standart sözleşmenin, aktarımın taraflarınca veya tarafları temsile ve imzaya yetkili temsilcilerle imzalanması zorunludur. Tarafların birinin ya da her ikisinin geçerli imzasının bulunmaması halinde standart sözleşme geçerli olmayacaktır. İmzalayan kişilerin yetkili olduklarına dair belgeler, sözleşme ile Kurum’a sunulmalıdır.
Standart sözleşmelerin yabancı dilde akdedilmesi halinde hem veri aktarının hem de veri alıcısının Türkçe sözleşme metni üzerinde de imzalarının bulunması gerekmektedir. Standart sözleşmenin çift sütunlu olarak Türkçe ile diğer başka dilde düzenlenmiş olması halinde hem veri aktaranın hem de veri alıcının imzalarının Türkçe metnin yer aldığı sütunda mutlaka bulunması gerekmektedir.
2-) İmza Tarihi:
Standart sözleşmede, aktarım taraflarının imzaları daha ileri bir tarihte tamamlanmış olmasına rağmen sözleşmenin geçmişe dönük olarak yürürlüğe gireceğine dair ‘‘yürürlük tarihi:…’’ vb. ibarelere yer verilmemelidir.
3-) Sözleşme Maddelerinde Değişiklik Yapılmaması:
Aktarım taraflarının, kişisel veri aktarımı bağlamında uygun standart sözleşme tipini belirledikten sonra yalnızca seçimlik veya alternatif içerikli standart sözleşme maddeleri üzerinde değişiklik yapabilmeleri mümkündür. Standart sözleşme metinlerinin, Kurul tarafından ilân edildiği şekliyle kişisel verilerin yurt dışına aktarılması bakımından uygun güvenceleri sağlayacağının kabul edildiği dikkate alındığında, seçimlik veya alternatif içerikli maddeler dışında standart sözleşme metinleri üzerinde herhangi bir ekleme, çıkarma veya değişiklik yapılmamalıdır.
4-) Tevsik Edici Belgeler:
Kuruma sunulan tevsik edici belgelerde standart sözleşmeyi imzalayan kişilerin isimlerinin yer almaması halinde sözleşme yetkisiz kişiler tarafından imzalanmış olacağından standart sözleşme geçerli sayılmayacaktır. Standart sözleşme metnindeki taraf isimlerinde eksiklik olmaması ve sözleşme metninde yer alan taraf isimleri ile tevsik edici belgelerde yer alan taraf isimleri arasında farklılık olmaması gerekmektedir.
Kuruma yapılacak bildirimlerde yabancı ülke makamlarınca düzenlenmiş resmî belgelere de yer verilmesi mümkün olduğundan, yabancı ülkelerde düzenlenmiş resmî belgeler üzerindeki imzanın doğruluğunun, belgeyi imzalayan kişinin unvanının veya gerektiğinde bu belge üzerindeki mühür veya damganın aslı ile aynı olduğunun teyidi gerekebilecektir.
Normal şartlar altında, bu teyit işleminin ilgili ülkede görev yapan ülkemiz konsolosluk veya diplomasi memurları tarafından gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Ancak, ülkemizin de taraf olduğu Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi çerçevesinde bu Sözleşmeye taraf devletlerde düzenlenmiş resmî belgeler söz konusu tasdik işleminden bağışık tutulmuş olup; apostil şerhinin varlığı yeterli olacaktır. Hem Sözleşmeye taraf olmayan hem de herhangi bir muafiyetten yararlanmayan ülkeler bakımından ise ilgili ülke makamları tarafından tanzim edilen belgelerin tasdik işlemlerinin tamamlanarak Kuruma sunulması gerekmektedir.
5-) Bildirim:
Standart sözleşmenin, imzaların tamamlanmasından itibaren 5 (beş) iş günü içinde fiziki olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi ya da Standart Sözleşme Bildirim Modülü vasıtasıyla Kuruma bildirilmesi gerekmektedir. Bu kapsamda bildirim yükümlülüğünün süresinde yerine getirilip getirilmediğinin tespit edilebilmesi bakımından aktarım taraflarının her ikisinin de imza tarihlerini standart sözleşme metni üzerinde belirtmeleri gerekmektedir. Kuruma gönderilecek standart sözleşmelerde (özellikle KEP iletisi olarak gönderilmesi halinde) sözleşme metninin eklenmesinin unutulmaması veya gönderilen standart sözleşmenin sayfalarında eksiklik bulunmaması gerekmektedir.
Yurt Dışına Kişisel Veri Aktarımında Kullanılacak Standart Sözleşmelerde Dikkat Edilmesi Gereken Hususlara İlişkin Kamuoyu Duyurusu’na buradan ulaşabilirsiniz.